Складской учёт в 2026 году: документы, остатки и инвентаризация

Товар может стоять на полке, но отсутствовать в программе. Бывает и наоборот: отчёт показывает десять единиц, а отгружать нечего. Складской учёт нужен именно между этими состояниями. Он связывает физическое действие с проведённым документом, конкретным складом, временем и ответственным сотрудником, чтобы число в остатке можно было восстановить по цепочке событий.

Здесь не будет повторного разбора маржи, оборачиваемости и выгодности ассортимента. Складской процесс отвечает на другие вопросы: что приняли по факту, куда переместили, что зарезервировали, почему возникла недостача и каким документом её исправили. Хорошая программа помогает сохранить эту логику, но не заменяет приёмку, разграничение ролей и остановку движений на время пересчёта.

Чем складской учёт отличается от товарного

Товарный учёт показывает, чей это товар, сколько доступно и что закупать. Эти вопросы разобраны в материале про учёт товаров. Складской учёт ближе к физическому процессу: кто принял коробку, на какой склад она попала и каким событием изменилось количество.

При перемещении общий запас компании не меняется, но у склада-источника он должен уменьшиться, а у получателя — увеличиться. Если товар уехал без проведённого документа, общий отчёт может выглядеть правдоподобно, а на обеих точках данные будут неверными.

Минимальная цепочка: физическое событие → документ → склад и время → проведение → проверяемый остаток. Ответственных назначают по этапам: приёмка, размещение, сборка, согласование расхождений и списание. Даже если всё делает один человек, журнал должен хранить причину изменения. Учёт восстановим, когда остаток раскладывается на документы без догадок и правки числа задним числом.

Какой остаток считать: учётный, физический и доступный

Слово «остаток» опасно без уточнения. В справке МойСклада Остатком названо фактическое количество, однако показатель формируется из проведённых складских документов. Для руководителя это означает: система показывает расчётное наличие по известным ей событиям. Физический факт появляется после подсчёта на выбранный момент.

• Учётный остаток — результат проведённых приходов и расходов по конкретному складу.
• Физический остаток — то, что реально пересчитали, включая отдельно отмеченные годные, повреждённые и спорные единицы.
• Резерв — часть остатка, обещанная покупателю, но ещё не отгруженная.
• Ожидание — товар, который должен поступить, но ещё не принят на склад.
• Доступно в МоёмСкладе — плановый показатель по формуле: Остаток + Ожидание − Резерв.

Условный пример. В системе числится 80 единиц, ещё 30 ожидаются от поставщика, 25 зарезервированы. МойСклад покажет: 80 + 30 − 25 = 85 единиц доступно. Эта цифра годится для планирования будущих обязательств, но не означает, что 85 коробок можно отдать курьеру сейчас.

Для немедленной отгрузки по учёту свободно 80 − 25 = 55 единиц. После физической проверки и отделения пяти повреждённых реально готово к отгрузке 50. Пока повреждение не отражено документом, отчёт продолжит обещать лишние пять.

Поэтому витрина, менеджер и склад могут использовать разные производные показатели, но должны понимать их состав. Покупателю нельзя обещать ожидание как сегодняшнее наличие. Комплектовщику нельзя выдавать резерв другого заказа. Повреждённый товар нельзя оставлять в общей зоне годного запаса, даже если юридическое решение по претензии ещё не принято.

Какие документы двигают товар по складу

Операция должна отвечать событию. Приёмка отражает закупку у поставщика, оприходование — найденный излишек или начальный остаток без такой закупки. Подмена искажает происхождение товара.

Черновик может выглядеть готовым, но не менять остаток; проведённая операция без физического события создаёт обратную ошибку. Для списаний и крупных перемещений полезно развести создание и проведение. Даты должны сохранять порядок: отгрузка раньше приёмки той же партии даёт ложный минус. Исправляют последовательность, а не переставляют даты ради отчёта.

Как принять поставку и зафиксировать расхождения

Непроверенные коробки не смешивают с доступным запасом. Сначала сверяют поставщика и документ, считают места и единицы, проверяют артикулы, упаковки и состояние, затем размещают годное. Для серий, сроков и маркировки добавляют нужные признаки.

Электронный УПД ускоряет перенос реквизитов, однако не подтверждает, что всё доехало. В статье про электронный документооборот разобрана юридическая и техническая цепочка файла; на складе к ней добавляется физическая сверка. Автоматически создать приёмку можно, автоматически признать каждую строку фактом — нельзя.

Условный пример. В заказе и документе поставщика указано 100 единиц. На площадку приехали 98 годных, одна повреждённая и одна отсутствует. В доступный для продажи запас поступают 98. Повреждённую единицу отделяют и фиксируют её статус, отсутствующую — отражают как расхождение. Молчаливое проведение всех ста создаст две несуществующие доступные единицы.

В МоёмСкладе акт расхождений сопоставляет заказанное и принятое; доступна и форма ТОРГ-2. Конкретный претензионный порядок зависит от договора, но регламент должен сохранить дату, поставщика, позицию, количества, вид расхождения и подтверждения.

Проверяют и кратность: десять коробок по двенадцать штук должны дать 120 штук, а не десять. Приёмку проводят на фактический склад; если партия разделена между точками, для каждой нужна отдельная приёмка. Только после проверки годные единицы доступны комплектовщику.

Почему остатки расходятся после продаж, перемещений и возвратов

Три причины МойСклад выделяет прямо в инструкции: в приёмке и отгрузке выбраны разные склады, документ остался непроведённым либо продажа датирована раньше закупки. Проверять их надо до новой инвентаризации. Повторный пересчёт подтвердит разницу, но не объяснит, какой документ её создал.

Другие причины ищут по той же цепочке:

• Единица или дубль. Коробку приняли как штуку либо приход и продажу записали на разные карточки.
• Перемещение. Товар уехал, но ещё не принят: до фактической приёмки держите его на отдельном складе «в пути», а не отдельной карточкой товара, иначе одна из точек покажет неверную доступность.
• Возврат или резерв. Брак вернули в продажу либо отменённый заказ продолжает держать товар.
• Интеграция. Касса или сайт передали событие дважды либо потеряли его после сбоя.
• Движение при подсчёте. Коробку посчитали дважды или пропустили.

Кассовый чек уменьшит остаток только при корректном сопоставлении номенклатуры и работающем обмене. Сам выбор онлайн-кассы эту цепочку не строит: касса фиксирует продажу, а склад ещё должен знать исходную точку, возврат, резерв и брак.

Восстановление начинают с последнего совпадения физического и учётного остатков. Фиксируют товар, склад и период, затем проверяют события: дату, проведение, склад, количество, единицу и связанный документ. Ошибочный складской документ исправляют по регламенту, сохраняя историю. Если документ ещё и первичный учётный, работает часть 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ: проверяют, допустимо ли исправление, ставят его дату и подписи составивших документ лиц. Прямая правка остатка первичку не исправляет.

Прямая правка числа скрывает причину. Запрет минуса блокирует операцию, но не объясняет, почему товар исчез. Списание, оприходование или исправленный первичный документ оставляют след для следующей сверки.

Как провести инвентаризацию и не потерять причину ошибки

Инвентаризация сравнивает фактическое количество с расчётным на одном складе и в один момент. При адресном хранении МойСклад предлагает считать ячейки отдельно. До начала закрывают незавершённые приёмки, отгрузки и перемещения, отделяют брак, возвраты и чужой товар, назначают границы зон.

На время подсчёта продажи и приёмку приостанавливают. Если полностью остановить работу невозможно, каждое движение после момента среза записывают отдельно и корректируют документ инвентаризации. Иначе сотрудник сравнивает утренний физический факт с вечерним системным остатком.

1. Зафиксируйте срез. Укажите склад, дату и время, зоны, ответственных и документы, которые должны быть проведены до старта.
2. Считайте физический факт. Идите по маршруту без пропусков, не смешивайте годное, повреждённое, возвраты и товар без идентификации.
3. Разберите расхождения. Повторно посчитайте позицию, проверьте соседнюю ячейку, упаковку, дубль карточки и последние движения.
4. Оформите причину. Недостачу проводят списанием, излишек — оприходованием. Сам документ инвентаризации лишь показывает разницу.
5. Проверьте новый остаток. После корректировок отчёт по складу должен совпасть с подтверждённым фактом, а документы — объяснять изменение.

Условный пример. Система показывает 120 единиц, физически найдено 116. Недостача — четыре. При себестоимости 650 ₽ корректировка запаса равна 4 × 650 = 2 600 ₽. Если розничная цена составляет 950 ₽, четыре продажи дали бы 4 × 950 = 3 800 ₽ потенциальной выручки. Называть 3 800 ₽ установленным убытком нельзя: это цена несостоявшейся продажи без учёта причины, затрат и возможности реализации.

Частоту проверок нельзя назначить одной цифрой. Дорогие, быстро движущиеся и проблемные позиции считают чаще, стабильные — по плану. Циклические пересчёты уменьшают период поиска: разбирать неделю документов проще, чем восстанавливать год. Но частичная проверка не отменяет полную сверку после переноса, смены ответственного или крупного сбоя.

Как выбрать тариф МойСклада и запустить контур

Публичные цены МоегоСклада проверены 29 июля 2026 года в регулярной колонке при оплате за месяц: «Бесплатный» — 0 ₽, «Базовый» — 1 400 ₽, «Профессиональный» — 4 100 ₽, «Корпоративный» — 9 800 ₽. Краткосрочная акция и скидки за предоплату в эти ориентиры не включены. У тарифа «Старт» регулярной месячной цены на странице нет, поэтому в сравнение он не попал.

Бесплатный план годится для проверки базовой цепочки на небольшом справочнике. «Базовый» подходит для обычных складских документов без сложного разделения команды. Индивидуальные права официальный прайс относит к «Профессиональному» и старше: приёмку, себестоимость, перемещение и списание не обязательно открывать всем. «Корпоративный» оценивают по требованиям сети и итоговому счёту — сам по себе он точность не повышает.

Запуск лучше вести по контрольной цепочке:

1. создать склады, роли, базовые единицы и упаковки, убрать дубли;
2. пересчитать и загрузить стартовый остаток на один момент;
3. проверить приёмку, резерв, перемещение, отгрузку, возврат, списание и инвентаризацию;
4. испытать обмен с кассой, сайтом и ЭДО при сбое и повторе;
5. убедиться по оборотам, что каждое изменение объясняется документом.

Если система подходит, зарегистрируйтесь в МоёмСкладе и проверьте цепочку на небольшой выборке товаров. Не переносите всю историю до теста возврата и инвентаризации. Когда события приходят из нескольких систем, заранее опишите идентификаторы и повторную отправку — этот уровень разобран в статье про автоматизацию бизнес-процессов.

Частые вопросы