Программу складского учёта часто выбирают по длине списка функций, а платят потом за возможности, которыми не пользуются. Если адресное хранение, маршрутизация комплектовщиков и производственные спецификации не входят в ваши процессы, исключите их из обязательных критериев. Но и цена растёт не только из-за модулей: поставщики ограничивают число пользователей, организаций, точек продаж, интеграций и объём данных.
Полезнее идти от обратного: выписать, что программа обязана закрывать в вашей торговле, и отсечь остальное. Ниже — чем облако отличается от локальной установки, какие требования приходят из закона и что проверить за пробный период, пока подписка ещё ничего не стоит.
Коротко
- Минимум товарного учёта — документированные движения, актуальные остатки, инвентаризация и себестоимость по правилам вашего учёта. Остальное проверяйте на необходимость.
- Облако и локальную установку сравнивают по полной стоимости владения за период, а не по формуле «подписка против разовой покупки».
- Маркировка и касса — вопрос не удобства: сначала сверьте обязательный сценарий своей товарной группы, потом сравнивайте интерфейсы.
- У МоегоСклада есть тариф «Бесплатный», у Бизнес.Ру (прежде Класс365) бесплатный тариф тоже заявлен; лимиты у обоих свои и сверяются на дату подключения.
- Торгуете на площадках — интеграция может оплачиваться отдельно от подписки: уточняйте разработчика приложения, требуемый тариф, платные опции и состав обмена.
- Практический критерий выбора — кто будет вносить данные и сколько времени это занимает на ваших документах.
Что программа обязана закрывать
Актуальные остатки. Не «закупили минус продали в конце месяца», а текущее количество по каждой позиции и складу: раздельно фактический остаток, резерв и то, что свободно для новых заказов. На название колонки «Доступно» не полагайтесь — формула у программ своя и может включать ожидаемые поступления. Проверьте, какой показатель коннектор передаёт каждому каналу продаж и не попадают ли туда будущие поставки, брак или карантин: Яндекс Маркет, например, ждёт то, что фактически есть на складе и готово к продаже.
Приход и расход с документами. Поступление, продажа, возврат, списание, перемещение между складами. Каждое движение должно оставлять документ, иначе через полгода не объяснить, куда делся товар.
Себестоимость. Для организаций, применяющих ФСБУ 5/2019, пункт 36 допускает три способа оценки при выбытии запасов: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости и по первым по времени поступления (ФИФО). Программа должна поддерживать способ, закреплённый в учётной политике. ИП, которые ведут налоговый учёт и вправе не вести бухгалтерский (часть 2 статьи 6 Закона № 402-ФЗ), сверяют расчёт с налоговым учётом и своей управленческой задачей. Без этого прибыль считается на глаз.
Инвентаризация. Пересчёт с фиксацией расхождений и документами на недостачу и излишки. Что должен закрывать сам процесс учёта, разобрано отдельно: складской учёт.
Эти четыре пункта отвечают за корректность данных; аналитика оборачиваемости, прибыльность по позициям и отчёты площадок нужны не каждому. Значение имеет не число возможностей, а то, закрыты ли ваши обязательные процессы.
Если вы управляете ассортиментом по оборачиваемости, полезно, чтобы система сама показывала стоимость остатка и товары без движения: срез можно и выгружать в свою систему отчётности, но собранный руками его быстро перестают делать.
Облако или локальная установка
Облачные сервисы обновляются на стороне поставщика и доступны с любого устройства, где есть поддерживаемый браузер и связь. Это ощутимо, когда склад, бухгалтер и владелец в разных местах. Платить приходится подпиской, то есть регулярно.
Локальная установка ставится на свой компьютер или сервер и даёт больше контроля над инфраструктурой. Но «купил один раз» — упрощение: в зависимости от архитектуры к лицензии добавляются рабочие места, серверный режим, настройка, сопровождение и обновления под изменения закона. Граница проходит не между продуктами: тот же 1С:УНФ предлагается и электронной поставкой, и в аренду. Честно сравнить можно только по полной стоимости за период.
И автономным вас локальная установка не делает: обмен с площадками, электронный документооборот и система маркировки всё равно идут наружу, а риск простоя из-за связи можно снизить резервным каналом, но не убрать.
Облако стоит рассматривать, если нет своей инфраструктуры и человека, который следит за обновлениями под изменения закона. Если такой человек есть, а требования к хранению данных жёсткие, оправдан локальный вариант.
Что умеют основные решения
МойСклад закрывает связку «склад плюс торговля». По площадкам важна деталь: коннекторы к Ozon и Wildberries сервис разработал сам, но они тоже оплачиваются отдельно и требуют платного тарифа с нужным числом опций онлайн-торговли — после пробного периода на «Бесплатном» и «Старте» они недоступны. Для Яндекс Маркета в каталоге предлагаются сторонние платные приложения; требования к тарифу и состав функций зависят от выбранного решения.
Линейка начинается с тарифа «Бесплатный» с лимитами по числу товаров, контрагентов, документов, точек продаж и объёму файлов. Дальше идут платные «Старт», «Базовый», «Проф» и «Корп», а часть возможностей — включая работу с маркировкой — вынесена в отдельные опции. Юридически обязательная для вас операция может оказаться платным дополнением — состав тарифа читайте до оплаты.
Контур.Маркет — облачный сервис для розницы и общепита: товароучёт, касса и передача данных в государственные системы, включая «Честный знак» и ЕГАИС. На пробном доступе проверьте то же самое: входит ли нужная функция в выбранный тариф, что вынесено в платные опции, поддерживается ли ваша касса и закрыт ли обмен с вашими площадками.
Бизнес.Ру, ранее работавший под названием Класс365, объединяет складской учёт, кассу, маркировку, ЕГАИС и документы в одной облачной системе. Это один продукт под двумя вывесками, а не две независимые альтернативы. Бесплатный тариф заявлен, но его лимиты, состав платных опций, условия импорта и обмен с площадками проверяйте на дату подключения.
Решения на платформе 1С, прежде всего УНФ и УТ, доступны и на своём сервере, и в аренде, дают больше свободы в настройке, но требуют внедрения и обновлений, а сопровождение может потребовать партнёра или штатного специалиста — это зависит от доработок и архитектуры. Здесь тоже считайте по одному списку: касса, маркировка, обмен с площадками и отправка отчётности нередко закрываются отдельными сервисами или доработкой. Смысл в них появляется, когда учёт нестандартный или бухгалтерия уже живёт в 1С.
Маркировка и касса: что проверить по закону
Если ваш товар попадает в маркируемую группу, у неё свой обязательный сценарий: правила, сроки и допустимые способы передачи сведений проверяют по своей товарной группе и операции. Если для вашего этапа оборота обязателен обмен через ЭДО, сведения об отгрузке и приёмке передают в составе универсального передаточного документа — через коммерческого оператора или ЭДО Лайт. Вывод из оборота при розничной продаже обычно уходит через кассу и оператора фискальных данных, но для отдельных сценариев предусмотрен свой порядок. Состав данных тоже различается: где-то передаются коды каждой единицы, где-то пока применяется объёмно-сортовой учёт. Связка документооборота и кодов разобрана отдельно: ЭДО для маркировки.
Отдельная тема — касса. Контрольно-кассовая техника нужна при большинстве расчётов с покупателями, но статья 2 Закона № 54-ФЗ содержит перечень исключений. Право на льготу зависит не только от вида деятельности, но и от статуса продавца, режима налогообложения, места торговли и способа расчёта, поэтому связку «розница — значит касса» сверяют по разъяснениям ФНС. Если касса нужна, товароучётную систему проверяют на совместимость с моделью кассы и кассовым ПО. А если на вашу продажу распространяется разрешительный режим, добавляется ТС ПИоТ — техническое средство получения информации о товаре, которое проверяет код перед формированием чека. Порядок такой: проверить кассу и кассовое ПО в калькуляторе совместимости, оформить подписку у разработчика решения, установить и протестировать до начала продаж. Подписку на ТС ПИоТ закладывают в стоимость владения, а для части сценариев предусмотрены исключения. Что нужно рознице, разобрано в материале о кассе для магазина.
Кто будет вносить данные
Программа не ведёт учёт сама: кто-то импортирует, вводит и сверяет данные. Если это вы, а не отдельный оператор, скорость ввода будет ощущаться каждый день — оцените трудозатраты заранее.
Отсюда практический тест: проведите в каждом кандидате одинаковый набор операций на своей номенклатуре, а не на демонстрационной, и зафиксируйте время, число ручных действий и ошибки.
Второй тест — продажа с возвратом: проверьте, корректно ли пересчитались себестоимость и валовая прибыль и сколько документов пришлось создать руками.
Что проверить за пробный период
Загрузите остаток в масштабе, близком к рабочему: скорость интерфейса и отчётов видна только на своём объёме. Проведите поступление, продажу, возврат и списание, сделайте инвентаризацию с расхождением и посмотрите на документы. Персональные данные в пробный аккаунт не грузите — берите обезличенные копии документов. До рабочей эксплуатации проверьте правовое основание обработки, условия поручения провайдеру в договоре, меры защиты и внутренние документы (статьи 6 и 19 Закона № 152-ФЗ). Отдельно выясните, нужно ли уведомлять Роскомнадзор и где находятся базы: данные граждан России, собранные в том числе через интернет, нельзя хранить и обновлять в базах за пределами страны (часть 5 статьи 18). Перечень обязанностей оператора шире.
Если торгуете на площадках, подключите интеграцию, измерьте фактическую задержку обновления остатков и проверьте, резервируются ли заказы из всех каналов. Последствия описаны в правилах площадки: при работе по FBS Яндекс Маркет включает в индекс качества долю заказов, отгруженных с опозданием, и долю отменённых по вине продавца. Что должен закрывать учёт продавца площадки, разобрано отдельно: учёт товаров.
И выгрузите данные: до оплаты проверьте, что заберёте остатки, номенклатуру и историю движений в понятном формате — неполная выгрузка удорожает будущий переезд.
Сколько стоит владение, а не подписка
Цена тарифа — только часть расходов. К ней добавляется внедрение: импортировать или занести номенклатуру, свести начальные остатки, настроить склады и права доступа. Объём этой работы зависит не столько от числа позиций, сколько от качества исходных данных, модификаций, числа складов и наличия импорта: делать её может владелец, сотрудник или подрядчик. Считайте по фактически затраченным часам и стоимости часа — статья может оказаться и больше, и меньше подписки.
Дальше — переход: параллельное ведение старого и нового учёта помогает поймать расхождения, альтернатива — старт на выбранную дату после сверки остатков.
Третья статья — обучение: уход сотрудника означает повторное обучение, а простой ввод его сокращает.
Поэтому довод «этот сервис дешевле на столько-то в месяц» мало что значит, пока остальное не переведено в деньги. Сравнивайте фактическую стоимость за одинаковый период оплаты с учётом обязательных опций и скидок за оплату вперёд: если известна только помесячная цена, умножение на двенадцать даст лишь ориентир. Рядом посчитайте часы на ввод и цену одной ошибки в остатке на площадке.
Когда программа не нужна
Таблицы бывает достаточно, когда операций немного, за остатки отвечает один человек, продажи идут через один канал и обязательных интеграций нет. Дело не в числе позиций само по себе: аккуратно спроектированная таблица тянет и несколько складов, и возвраты.
Переходить к системе стоит по другим признакам: одни и те же данные приходится дублировать, остатки правят несколько человек, появились маркируемые или подакцизные товары, добавился второй канал продаж, а остаток уже нельзя надёжно получить из единого источника.
Отдельные случаи — услуги, цифровые товары и торговля под заказ: физического запаса почти нет, и полезнее учёт заказов и работа с клиентами.
Честно про ссылку
Ссылка на МойСклад партнёрская: при оформлении подписки по ней vakas.ru получает вознаграждение, для вас цена не меняется. Это не рекомендация «берите именно его»: у сервиса есть ограничения. Отдельно оплачиваются и собственные коннекторы к Ozon и Wildberries, и сторонние приложения для Яндекс Маркета: первым нужен подходящий платный тариф, требования вторых зависят от разработчика и конкретного решения. Работа с маркировкой вынесена в отдельную опцию, у бесплатного тарифа есть лимиты. Сравнивайте его с остальными по одному списку обязательных для вас процессов.
Где теряют деньги
- Платят за тариф вместо проверки состава. Выпишите функции, без которых торговать нельзя, и найдите каждую в конкретном тарифе и в списке платных опций — до оплаты.
- Выбирают по демонстрации, а не по своим документам. На готовых демоданных ввод всегда выглядит быстрым: на своей номенклатуре всплывают модификации, единицы измерения и недостающие поля — и это время вы оплачиваете каждый день.
- Проверяют маркировку по названию функции. Строка «поддержка маркировки» в описании тарифа ничего не говорит о вашем сценарии: обмен через ЭДО на вашем этапе оборота, порядок розничной продажи и совместимость кассы с ТС ПИоТ проверяются по отдельности — иначе это выясняется на первой поставке.
- Верят слову «интеграция». Измерьте фактическую задержку обновления остатков, проверьте резервирование заказов из всех каналов и уточните, чьё это приложение, платное ли оно и какой тариф требует.
- Не проверяют выгрузку. Заберите пробный экспорт остатков, номенклатуры и движений в начале пробного периода, до трудоёмкой настройки.
Практический вывод
Сначала оставьте решения, которые поддерживают обязательные для вас процессы и совместимы с вашим оборудованием: маркировку по сценарию своей товарной группы, кассу, нужные интеграции и выгрузку данных. Затем на бесплатном или пробном доступе проведите один и тот же тест на обезличенных копиях типичных документов и остатке, близком к рабочему по объёму, и сравните время, ручные действия и ошибки. Платный тариф выбирайте, когда на своём объёме упрётесь в конкретное ограничение, а не заранее.
Частые вопросы
Есть ли бесплатная программа складского учёта?
У МоегоСклада есть тариф «Бесплатный» с лимитами, но интеграции с площадками оплачиваются сверх подписки. У Бизнес.Ру, ранее работавшего как Класс365, бесплатный тариф тоже заявлен, но его лимиты сверяйте на дату подключения. Есть и системы со свободным исходным кодом: Odoo Community — открытая редакция, но хостинг в неё не входит, а связку с российскими кассами, ЭДО и маркировкой проверяют и считают отдельно.
Облачная программа или устанавливаемая?
Считайте не «подписку против разовой покупки», а полную стоимость владения за период: к локальной установке добавляются рабочие места, серверный режим, настройка и обновления, а один и тот же продукт бывает и в поставке, и в аренде — например, 1С:УНФ. Нюанс, который всплывает позже: на своём сервере резервные копии и проверка их восстановления становятся вашей заботой.
Подойдёт ли Excel вместо программы?
Пока операций немного, за остатки отвечает один человек и обязательных интеграций нет — да. Слабое место таблицы не объём, а одновременная работа: две копии файла расходятся молча, и расхождение находят уже по недостаче.
Что важнее при торговле на маркетплейсах?
Качество интеграции и то, какой именно показатель уходит на площадку: физический остаток, свободное для новых заказов количество или расчётное значение с ожидаемыми поступлениями. Отчёты площадки нужны для расчёта прибыли по позиции. Сама по себе задержка обновления не означает отмену заказа, но при небольшом страховом остатке повышает риск, а последствия у площадок разные — их смотрят в правилах рейтинга продавца. Учёт продавца площадки разобран в материале о бухгалтерии для маркетплейсов.
Нужна ли программа, если есть бухгалтер?
Товарный и регламентированный учёт решают разные задачи, но необязательно живут в разных программах. Например, 1С:УНФ ведёт оперативный учёт и позволяет ИП на УСН, АУСН и патенте подготовить регламентированную отчётность, но электронная отправка идёт через отдельный сервис «1С-Отчётность»: пользователям ИТС ПРОФ сдача отчётности одного юрлица или ИП входит в договор, для других поставок и дополнительных организаций условия проверяйте отдельно. Для ООО и общей системы налогообложения разработчик рекомендует связку с 1С:Бухгалтерией. Бухгалтер не заменяет оперативный контроль остатков.
