Расхождение остатков не обязательно означает воровство. Одна из причин — пересортица: кладовщик отгрузил синюю модель вместо голубой, кассир пробил похожий товар. Общее количество товара может сойтись, а по отдельным разновидностям одного не хватает, другого лишнее.
Для бухгалтерского и налогового учёта здесь действуют разные правила. Бухгалтерский учёт ведут организации, и для всех, кроме бюджетной сферы, общие правила инвентаризации с 1 апреля 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 (для драгоценных металлов и камней — отдельный порядок); зачёт пересортицы там возможен как исключение. Налоговая часть построена на налоге на прибыль, УСН и ПСН показаны отдельно. Предприниматель, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, бухгалтерский вести не обязан (часть 2 статьи 6 закона № 402-ФЗ).
Коротко
- Пересортица — одновременная недостача одной разновидности товара и излишек другой; стандарт этот термин использует, но не определяет.
- Зачесть их в бухучёте можно лишь как исключение и при четырёх условиях пункта 13 ФСБУ 28/2023: один период, одно материально ответственное лицо, одно наименование, тождественное количество.
- Зачёт не обещает нулевого результата: если недостающий сорт дороже, разницу отражают по подпункту «б» пункта 12.
- Главой 25 НК РФ зачёт не предусмотрен: излишек — внереализационный доход по пункту 20 статьи 250, а недостача попадает в расход только при наличии основания и подтверждающих документов.
- На УСН излишек тоже идёт в доходы, а недостача уменьшает базу только при объекте «доходы минус расходы»: с 2026 года расходы определяют по правилам главы 25 НК РФ; на ПСН налог считают с потенциального дохода.
- Обязательного комплекта бланков нет: формы утверждает руководитель, но при обязательной инвентаризации содержание документа о фактическом наличии задано пунктом 31 стандарта.
Откуда берутся расхождения
Часть расхождений появляется уже на приёмке: товар проводят по накладной, не сверив фактическое количество, а поставщик привёз меньше или подменил размер. Статья 513 ГК РФ обязывает проверить количество и качество в срок по закону, договору или обычаям и сразу письменно уведомить поставщика.
Путаницу провоцируют и сами позиции: артикулы, отличающиеся одним символом, близкие цвета, размеры в соседних ячейках.
Товар отдают по договорённости, обещают провести позже и забывают; в рознице сюда же — продажа по неверной кнопке на кассе.
Возврат от покупателя кладут на полку, а документ не оформляют — учёт продолжает считать позицию проданной.
Бой, брак и порчу нередко оформляют раз в месяц «по памяти», и часть уходит в расхождение. Что должен закрывать складской учёт как процесс, разобрано отдельно: складской учёт.
Пересортица: как она устроена
Термин в стандарте есть: пункт 13 говорит о зачёте «в результате пересортицы», но определения ФСБУ 28/2023 не даёт — на практике так называют пару «недостача одного сорта плюс излишек другого».
Пункт 13 разрешает зачесть излишки и недостачи запасов в исключительных случаях: за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Не выполнено хотя бы одно условие — недостачу и излишек отражают порознь, хотя фактическая причина может быть ровно той же.
Поэтому пример с синей и голубой моделями работает не всегда: нужно обосновать, одно ли это наименование и различаются ли позиции только сортом, цветом или размером. Отдельные карточки в номенклатуре этого не решают.
Зачёт не обещает и нулевого финансового результата: если недостающий товар дороже оказавшегося в излишке, разницу отражают по подпункту «б» пункта 12.
Что происходит в налоговом учёте
Специального зачёта пересортицы глава 25 НК РФ не устанавливает. Безопасный вариант — показать два самостоятельных события: излишек в доходы, недостачу в расход по своим основаниям. Отдельные суды признавали учёт окончательного результата после документально оформленного зачёта — например, АС Московского округа в постановлении от 8 августа 2016 года № Ф05-10845/2016. Но это решение по конкретным обстоятельствам, а не обязательный прецедент: налоговые органы настаивают на раздельном отражении, так что путь означает разбирательство с инспекцией.
Излишек и недостача признаются на разных условиях: излишек попадает в доход по факту выявления, а недостача при отсутствии виновных лиц принимается в расход по подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, но только если отсутствие виновного подтверждено документом уполномоченного органа. Для потерь в пределах норм естественной убыли основание своё — подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ.
Излишек — доход именно по пункту 20 статьи 250, а не безвозмездно полученное имущество; оценивают его по пунктам 5 и 6 статьи 274 НК РФ — по рыночной цене на момент внереализационной операции, без НДС и акциза.
Налог при этом не вырастает автоматически: если равные суммы дохода и допустимого расхода признаны в одном налоговом периоде, база за него может не измениться; при разной оценке или разных датах признания — изменится.
На УСН доходы определяют по статье 346.15: через пункты 1 и 2 статьи 248 она охватывает внереализационные доходы статьи 250, поэтому настоящий излишек в доходы попадёт. При объекте «доходы» недостача базу не уменьшает. При объекте «доходы минус расходы» перечень статьи 346.16 с 1 января 2026 года дополнен подпунктом 45 (закон № 425-ФЗ) — разрешены иные расходы по правилам главы 25 НК РФ, поэтому недостача пойдёт в расходы только при подходящем основании и с учётом статей 252 и 346.17.
На ПСН база — потенциально возможный годовой доход, установленный законом субъекта, поэтому излишек стоимость патента не меняет. Но касается это только разрешённой на патенте деятельности: обычная перепродажа через маркетплейс под розничный патент не подпадает — торговлю через компьютерные сети НК РФ к рознице для ПСН не относит (подпункт 1 пункта 3 статьи 346.43); сбыт собственной продукции по производственному патенту ФНС допускает, в том числе через маркетплейсы. Доход вне деятельности по патенту облагается по параллельно применяемому или общему режиму.
Что делать при недостаче
Сначала выяснить причину, а не списывать сразу: недостача может быть следствием неоформленной продажи или забытого возврата поставщику.
Затем проверить, образует ли недостача пару по пересортице: при соблюдении условий пункта 13 организация вправе оформить зачёт.
К недостаче, оставшейся после зачёта, применяют нормы естественной убыли — в двух учётах они разные. Пункт 14 ФСБУ 28/2023 так и говорит: убыль в пределах норм определяется после зачёта недостач излишками по пересортице, а сами нормы устанавливает экономический субъект; потери в их пределах относят на затраты. Для налога на прибыль потери при хранении и транспортировке признают только в пределах норм, утверждённых в порядке, установленном Правительством РФ: своя норма организации не подойдёт. С 2026 года через правила главы 25 это касается и УСН «доходы минус расходы».
Что осталось сверх норм, отражают по подпункту «б» пункта 12, и свободного выбора тут нет: при наличии оснований для возмещения стоимость относят на виновных и иных лиц, при их отсутствии — на расходы. Каждый шаг фиксируют документами: устная договорённость основанием для записи в учёте не будет.
Что делать с излишками
Перед оприходованием проверьте: не чужой ли это товар на хранении, не забыли ли провести поступление, нет ли невнесённого возврата или парной недостачи. Если операция была, но не отражена, запросите дубликат утраченного документа либо оформите исправление и скорректируйте учёт. Задним числом первичку не создают: часть 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ запрещает принимать к бухучёту документы по не имевшим места фактам, а часть 3 требует составлять документ при операции или сразу после её окончания.
Оценка в бухучёте не сводится к рыночной цене: пункт 11 ФСБУ 28/2023 даёт выбор — справедливая стоимость, балансовая либо балансовая стоимость аналогичных активов. Для налога излишек учитывают по рыночному уровню, и оценки могут разойтись.
Документы, которыми оформляют расхождение
Универсального комплекта нет: порядок инвентаризации и формы утверждает руководитель. Пункт 5 ФСБУ 28/2023 называет описи, акты и сличительные ведомости и прямо допускает объединять их показатели.
Но содержание документов не произвольно: требования раздела III стандарта адресованы обязательной инвентаризации по пункту 15. При ней документ о фактическом наличии запасов заполняют по пункту 31. В нём приводят наименования и идентифицирующие сведения о запасах, количество по номенклатуре и единицы измерения. На каждой странице прописью указывают количество порядковых номеров и общий итог в натуральных единицах. Отдельно фиксируют проверку цен, таксировки (подсчёта стоимости) и итогов с подписями проверявших и расписку материально ответственного лица о проверке в его присутствии и об отсутствии претензий. Подписывают документ все члены комиссии и само материально ответственное лицо, а при смене таких лиц — сдавший и принявший ценности. Перечень открытый: стандарт даёт его «в частности». Дальше нужно сопоставление с данными учёта: по сличительной части видно, складываются ли расхождения в пары, к которым применим зачёт.
Объяснения материально ответственных лиц о допущенной пересортице к документам обязательной инвентаризации приобщают — этого требует пункт 35; там же названы объяснения, почему разницу в стоимости не отнесли на виновных. При решении вопроса о возмещении объяснение истребуют уже по статье 247 ТК РФ. Базовый набор документов предпринимателя разобран отдельно: бухгалтерия для ИП.
Кто отвечает за расхождение
Материальная ответственность возникает не из одного лишь договора. По статье 233 ТК РФ она наступает, если есть ущерб, виновное противоправное поведение работника и причинная связь между ними. Возмещают при этом прямой действительный ущерб — упущенную выгоду с работника взыскать нельзя (статья 238 ТК РФ).
Ответственность исключается (статья 239 ТК РФ) при непреодолимой силе, нормальном хозяйственном риске, крайней необходимости, необходимой обороне и — что важно для склада — при неисполнении работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия хранения вверенного имущества.
Размер по общему правилу ограничен средним месячным заработком (статья 241 ТК РФ).
Полная ответственность возможна только в случаях статьи 243: недостача ценностей по специальному письменному договору или разовому документу, умышленный ущерб и другие основания перечня.
Сам договор о полной ответственности заключают с работником, достигшим восемнадцати лет и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности либо иное имущество (статья 244 ТК РФ), и только если его должность или работа входит в перечни приказа Минтруда от 16 апреля 2025 года № 251н (действует с 1 сентября 2025 года), где утверждены и типовые формы.
До решения о возмещении работодатель проводит проверку, а истребование письменного объяснения о причинах ущерба закон называет обязательным. Отказ работника ничего не блокирует: составляется акт (статья 247 ТК РФ).
Сумму в пределах среднего месячного заработка взыскивают по распоряжению работодателя, и месячный срок со дня окончательного установления размера ущерба отведён именно на распоряжение, а не на завершение расчётов: удерживать можно из нескольких выплат с ограничениями статьи 138 ТК РФ. Пропущен месячный срок или сумма больше, а работник не согласен платить добровольно — только суд; допускается рассрочка по соглашению сторон (статья 248 ТК РФ).
Как сократить расхождения
Штрихкодирование сокращает число ошибок при выборе похожих позиций, если справочник товаров и этикетки заполнены правильно.
Пересчёт в момент прихода позволяет вовремя зафиксировать недопоставку и письменно сообщить поставщику; задержка повышает риск отказа в требованиях.
Выборочные проверки между обязательными планируйте по обороту и риску: чаще пересчитывайте дорогие, ходовые и похожие позиции.
В программе учёта смотрите, есть ли контроль отрицательных остатков, работа со штрихкодами и сверка факта с учётом: это отдельный критерий выбора — программы складского учёта. Для розницы добавляется связка с кассой: неверная настройка искажает остатки систематически — касса для магазина.
Честно про ссылку
Ссылка на МойСклад партнёрская: если вы оформите подписку по ней, vakas.ru получит вознаграждение от сервиса. Это потенциальный конфликт интересов, поэтому возможности сверены с официальной справкой. Инвентаризацию в нём провести можно и по её результатам создать списание или оприходование, но документы проверяет пользователь, а квалификацию расхождения программа не определяет. Контроль отрицательных остатков включается настройкой, для штрихкодов нужно заполнить коды в карточках и настроить оборудование.
Где теряют деньги
- Считают зачёт пересортицы автоматическим. В бухучёте он допускается лишь как исключение и при всех условиях пункта 13 ФСБУ 28/2023, а в главе 25 НК РФ такого механизма нет.
- Оприходуют излишек, не проверив. За него можно принять неоформленное поступление, невнесённый возврат или чужой товар на хранении: нужен документ по реальной операции, а не новый приход.
- Считают недостачу автоматическим расходом. При налоге на прибыль недостача без виновных уменьшает базу, только если отсутствие виновного подтверждено документом уполномоченного органа.
- Удерживают с сотрудника всю сумму. Взыскивают только прямой действительный ущерб (статья 238 ТК РФ), общий предел — средний месячный заработок (241), а общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты по общему правилу не выше 20% (138).
- Включают материально ответственное лицо в комиссию. При обязательной инвентаризации пункт 20 ФСБУ 28/2023 этого не допускает: присутствовать при пересчёте оно обязано, но определять наличие с его слов или по регистрам нельзя (пункт 23).
Практический вывод
Зафиксируйте фактическое наличие и сопоставьте с учётом. По каждому расхождению сначала ищите реальную операцию и документ к ней. Дальше проверьте пары на условия пункта 13 ФСБУ 28/2023: при их соблюдении организация вправе оформить зачёт, а если недостающий актив дороже излишнего — отразить разницу по подпункту «б» пункта 12. К остатку недостачи примените нормы естественной убыли. Для налога считайте излишек и недостачу отдельными событиями и проверяйте основание расхода по своему режиму. Возмещение решайте по трудовому кодексу: проверка, объяснение или акт при отказе, затем распоряжение либо суд.
Частые вопросы
Что такое пересортица простыми словами?
Это ситуация, когда одна разновидность товара оказалась в недостаче, а другая — в излишке на то же количество. Само слово в ФСБУ 28/2023 есть, а определения нет: пункт 13 задаёт только условия зачёта, они перечислены выше.
Можно ли зачесть недостачу излишком?
В бухучёте — да, но только как исключение и при всех условиях пункта 13 стандарта; если недостающий сорт дороже, разницу учитывают по подпункту «б» пункта 12. В налоговом учёте так не получится: излишек и недостачу отражают порознь, каждую по своим основаниям — они разобраны выше.
Какие документы нужны при инвентаризации?
Единого комплекта нет: формы утверждает руководитель, а ИНВ-3 применяется, только если организация её утвердила. Но при обязательной инвентаризации содержание задано: пункт 31 перечисляет реквизиты документа о фактическом наличии, вплоть до итогов прописью на каждой странице и подписей всех членов комиссии. Пункт 35 требует приобщить объяснения о пересортице.
Нужно ли платить налог с найденных излишков?
Сначала убедитесь, что это излишек, а не неоформленное поступление или невнесённый возврат: тогда нужен документ по реальной операции. Настоящий излишек при налоге на прибыль идёт во внереализационные доходы по пункту 20 статьи 250 НК РФ, при УСН — тоже в доходы. На ПСН стоимость патента находка не меняет, но доход вне деятельности по патенту облагается по другому режиму, а обычная перепродажа через маркетплейс под розничный патент не подпадает.
Как часто проводить инвентаризацию?
Для организаций обязательные случаи перечислены в пункте 15 ФСБУ 28/2023. Это, в частности, годовая бухгалтерская отчётность, смена материально ответственного работника, утрата или порча активов, чрезвычайная ситуация, реорганизация (кроме преобразования) и ликвидация. Туда же отнесены передача, возврат и отчуждение активов вне обычной деятельности, а из случаев коллективной ответственности — смена руководителя коллектива, выбытие больше половины его членов, требование самих работников. Периодичность выборочных проверок руководитель устанавливает сам.
